Heute muss alles schnell gehen – Wer im Berufsleben nicht die Möglichkeit hat, mit seinen Kollegen in einem eigenen Büro zu arbeiten, um so Prozesse mit hoher Geschwindigkeit und voller Abstimmung durchzuführen, ist auf Arbeitsbedingungen via Internet angewiesen. Das gemeinsame Büro wird so zu einer Art Chatroom, der die Produktivität und Kommunikation sicherstellen soll.

Beispiel: Online-Redaktion

Immer mehr Unternehmen informieren sich über die Vorzüge einer Virtualisierung. Viele Online-Redaktionen arbeiten mit freien Mitarbeitern, denen es entweder nicht möglich ist, das entfernte Büro der Redaktion als Arbeitsplatz wahrzunehmen oder die zu hohe Kosten produzieren würden, hätten sie “Inhouse” einen eigenen Arbeitsplatz. Deswegen muss das virtuelle Büro her. Aktuelle Beiträge im Magazin kommen sowieso per Internet zu den Lesern, deshalb ist die Fernarbeit über das Internet nicht weiter problematisch, reicht die Geschwindigkeit der Internet-Leistung des Mitarbeiters aus. Trotzdem: Man sieht sich dabei selten und die Kommunikation muss rein über das Internet und Telefon erfolgen.

Struktur ist alles

Also benötigt das Team mit den entfernten Mitarbeitern entsprechende Infrastruktur, um die Zusammenarbeit und deren Qualität zu sichern. Oft reicht hier Software wie Skype aus, um die Kommunikation vielfältig zu gestalten. So kann einfach per Mikrofon und Video-Kamera mit dem Teammitgliedern gesprochen werden. Auch Einwände können dabei geäußert werden.

Gemeinsames Redaktionssystem

Wichtig trotz sichergestellter Kommunikation: Alle müssen am selben Strang ziehen. Hilfreich ist dabei ein gemeinsames Content Management System (CMS), das für jeden Mitarbeiter einen extra Login mit geheimen Zugangsdaten bereitstellt. Dabei gehen Unternehmen sicher, dass jeder Mitarbeiter auch über die genau richtigen Zugriffsberechtigungen verfügt und keinen Schaden an fremden Werken oder Bereichen des Systems anrichten zu können. Gleichzeitig wird durch die Verwendung eines klar definierten Systems sichergestellt, dass die Arbeitsabläufe im Sinne der Redaktion eingehalten werden. Auch interne Qualitätssicherung kann auf Distanz erfolgen, wenn die externen Mitarbeiter mit einem klar definierten Ziel und dem selben CMS arbeiten.

Bild: panthermedia.net Cecile Agullo